Gestion électronique des documents et du courrier

Les solutions de Gestion Electronique des Documents (GED) et de Gestion Electronique de la correspondance (GEC) d’Archimed prennent en compte toute la chaine traitement et de cycle de vie des documents numériques, de la dématérialisation jusqu’à l’archivage.

Archimed vous accompagne dans la mise en place des plans de dématérialisation

Les solutions Archimed permettent la gestion complète des chaines de dématérialisation grâce au pilotage de la totalité des matériels de numérisation et à l’intégration de fonctionnalités avancées comme la numérisation multi-sources ou la numérisation par lots de documents. Cette étape construit le socle et le point d’entrée des systèmes de GED et de GEC.

La chaine de dématérialisation intègre l’ensemble des traitements nécessaires sur les fichiers numérisés afin de garantir la performance et la fiabilité du processus d’alimentation de votre système d’information. En particulier, les fonctions de reconnaissance de caractères (OCR) permettent l’indexation plein texte des documents et les fonctions de Lecture et de Reconnaissance Automatique de Document (LAD / RAD) permettent d’initier le processus de classification et d’indexation des documents dès la capture.

Les fonctions de signature électronique à la source garantissent l’intégrité des documents dans votre système d‘information. Les solutions Archimed  supporte la signature électronique à valeur probante XAdES, permettant ainsi de s’affranchir totalement de l’archivage papier.

En sortie de chaine, les formats produits respectent les normes en vigueur (PDF/A par exemple)

Les fonctions collaboratives facilitent le fonctionnement quotidien

Une fois numérisés, les documents sont gérés dans des espaces de travail paramétrés afin de refléter votre organisation métier et le fonctionnement de vos services.
Les droits sont configurés en fonction des rôles des collaborateurs dans votre organigramme. Des processus paramétrables (workflows) décrivent et organisent les étapes de traitement et de validation des documents.

Les fonctions de mobilité et le mode déconnecté permettent à tout moment aux utilisateurs de consulter et traiter leurs dossiers en mode nomade.

La recherche, un outil simple et efficace pour les utilisateurs

Au niveau du moteur de recherche, l’arborescence dynamique personnalisable par les utilisateurs selon leurs besoins est un concept créé par Archimed qui permet de retrouver un document en quelques clics. La souplesse et l’efficacité que procure cette fonction dans la recherche et la consultation des informations sont uniques.

La fonction de thésaurus intégré permet de normaliser vos référentiels et d’homogénéiser votre chaine documentaire.

Notre solution sécurise votre investissement en dématérialisation

Nos solutions de GED et de GEC permettent également un archivage à valeur probante des documents. La fonction de record management intégrée à notre Système d’Archivage Electronique (SAE) garantit la traçabilité des actions tout au long du cycle de vie du document. Vous pouvez néanmoins choisir le procédé de conservation du document de référence (numérique, physique ou mixte) à l’aide de notre coffre fort électronique ou de notre gestion de l’archivage physique définitif.

Les solutions Archimed intègrent une fonction de signature électronique. Cette certification peut être également déclenchée au cours d’un processus de traitement du document, soit de manière automatique, soit par l’usage de certificats et de clefs électroniques personnelles.

Notre équipe

Archimed, c’est une équipe de consultants rodés à la mise en place de projets, de la dématérialisation jusqu’à l’archivage, et qui vous accompagne dans les choix stratégiques pour votre structure et dans la conduite du changement.

Nos produits traitent quotidiennement des dizaines de milliers de documents pour nos clients.

Nos produits

Centre pompidou

Chaine de dématérialisation et de traitement

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Elise, gestion multicanale des flux documentaires

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Noesys, gestion électronique de documents (GED)

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Nos références

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